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高效會議應該這麼開 6個秘訣教你不再浪費時間

關於開會,有人認為開太多會議會浪費時間,畢竟多數的會議都屬於沒有效率的,但也有人認為,會議可以幫助人們更快進入狀況。

HeadbandsOfHope.m的創辦人暨執行長Jess Estrom在《Entrepreneur》雜誌網站上提出了6個讓開會更有效率的秘訣,供我們參考。

1.只開真正重要的會議

並不是每個會議都一定必要,重新篩選過,只開那些真正重要的會議,這樣會更有效率。Jess Ekstrom認為,如果你開了一個會,準備討論全公司的大小事,大概不會有什麼人會專心的聆聽,你必須篩選過,只有真正重要的會議,才能提升整個會議的效率,大家也才會更用心準備與聆聽。

2.把目標寫下來

無論你在公司里有多麼資深、能力有多麽好、多麽聰明,你一定無法記住全部的事情,所以最好的方式,就是將你的目標寫下來,把會議的目標寫下來後,你才能放對重點,會議才不會變得漫無目的。

3.學會問問題

「會議不是只為了執行長或領導者而開,也不是為了他們的需要或想法而開。會議的目的是為了讓每個人聆聽與參與。」Jess Ekstrom說。如果你的團隊認為他們是會議的一份子,他們的工作意願將會提高,也能完成更多事。

4.把重要的事情寫在筆記或便條紙上

你可能認為,自己會記得所有重要的事情,但實情卻非如此,你總會忘記一、兩件重要的事情,預防忘記最好的方法就是寫在筆記或便條紙上。會議記錄就是避免大家忘記的一個好方法,會議主導者可以在每次開會時指派一個人做會議記錄,然後在會議開完後,將它email給每個人。

5.盡量簡潔扼要

提出你的重點,別不斷地重複已經說過的事情。Jess Ekstrom建議,會議主導者,應該相信其他的團隊成員,相信他們會將你說的話聽進去,如此,你也不用一再重複已經說過的話。

6.將接下來達成的事,做好分配與委派

Jess Ekstrom認為,這是好的會議與差勁的會議,其中的差別。好的會議必須將接下來要達成的事分配給每個與會者,做好委派,意思是,你必須明確指出工作任務的完成期限,這樣大家才會上緊發條,在期限之內完成,而不會拖到最後一刻。

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